Siapa yang menyetujui perubahan menu? Pembagian peran dalam tim kecil
Tentukan siapa yang menyiapkan, memeriksa, dan menerbitkan perubahan menu. Gunakan pembagian tanggung jawab dan prosedur pembaruan mendesak yang praktis untuk tim kecil.
Kesalahan menu tidak selalu disebabkan kelalaian. Pembuat draf mungkin mengira harga sudah disetujui, sementara manajer hanya bermaksud mengganti nama produk. Memperjelas proses penerbitan tidak memerlukan struktur organisasi besar. Mulailah dengan menentukan siapa yang menyediakan informasi, siapa yang memeriksa, dan siapa yang memastikan pekerjaan selesai untuk setiap jenis perubahan.
Daftar isi
Tidak semua perubahan memerlukan jalur persetujuan yang sama
Memperbaiki salah ketik dan mengubah semua harga kopi tidak membutuhkan peninjauan yang sama. Mulailah dengan daftar perubahan umum: harga, informasi produk, foto, urutan kategori, dan ketersediaan. Kemudian tentukan penanggung jawab informasi dan publikasi untuk setiap jenis. Mengurangi keputusan yang tidak perlu bukan berarti menghilangkan pemeriksaan, melainkan memastikan orang yang tepat memeriksa informasi yang tepat.
Misalnya, koki dapat memastikan pendamping dalam deskripsi produk, tetapi belum tentu berwenang menentukan harganya sendiri. Pengelola media sosial dapat menyiapkan foto, tetapi perlu bertanya kepada dapur apakah penyajian dalam foto benar-benar digunakan hari ini. Mencatat perbedaan tanggung jawab ini membuat editor menu tidak perlu menebak setiap keputusan usaha. Sesuaikan penggunaan izin pengguna yang tersedia dengan tanggung jawab tersebut.
Buat tabel tanggung jawab satu halaman
Mencantumkan peran sebelum nama memudahkan pergantian sif. Dalam tim kecil, satu orang dapat memegang dua peran, dengan nama petugas hari itu dicatat terpisah. Catatan persetujuan perlu memuat nilai lama, nilai baru, dan waktu mulai berlaku. Pesan yang hanya berbunyi «oke» atau «selesai» tidak menunjukkan versi yang disetujui ketika beberapa perubahan dibahas bersamaan.
Jangan menyusun tabel ini dengan asumsi Orvunai memiliki mesin persetujuan otomatis. Rancang pembagian kerja yang juga dapat dijalankan melalui alat komunikasi yang sudah digunakan atau catatan bersama. Izin menu dapat membantu memisahkan tanggung jawab, tetapi verifikasi dapur dan pencatatan keputusan komersial tetap menjadi proses internal usaha. Contoh sederhana dapat disusun seperti berikut.
| Perubahan | Pemeriksa informasi | Pemeriksaan setelah publikasi |
|---|---|---|
| Harga | Manajer usaha | Penanggung jawab sif yang membuka menu |
| Deskripsi produk | Penanggung jawab dapur | Anggota tim pelayanan |
| Foto | Anggota tim yang memahami penyajian | Orang yang memeriksa tampilan ponsel |
Buat jalur mendesak yang singkat dan dapat ditelusuri
Rantai persetujuan panjang tidak membantu ketika produk habis selama pelayanan. Tunjuk terlebih dahulu orang yang berwenang menangani kondisi tersebut, beserta pengganti jika ia tidak dapat dihubungi. Batasi jalur mendesak pada hal tertentu, seperti perubahan ketersediaan atau salah ketik yang jelas. Menggunakannya diam-diam untuk keputusan yang mengubah kebijakan harga akan menimbulkan ketidakpastian dalam tim.
Catatan setelah perubahan mendesak juga sebaiknya singkat. Produk, alasan, sumber informasi, dan waktu publikasi mungkin sudah cukup. Sif berikutnya dapat membacanya dan memeriksa apakah perubahan sementara perlu dilanjutkan. Dengan demikian, tim dapat bekerja cepat tanpa meninggalkan perubahan yang tidak sengaja dianggap permanen keesokan harinya.
Bedakan persetujuan dan ketepatan publikasi
Persetujuan tidak membuktikan perubahan sudah diterbitkan dengan benar. Sebagai langkah terakhir, jika memungkinkan, minta anggota tim lain membuka tautan tamu dan membandingkan kolom yang berubah dengan catatan persetujuan. Nyatakan cakupan pemeriksaan: orang yang memeriksa harga produk tidak boleh dianggap telah memeriksa seluruh terjemahan menu. Catatan tentang apa yang ditinjau membuat pemeriksaan berikutnya lebih dapat diandalkan.
Selama dua minggu pertama, amati tahap yang menimbulkan antrean. Jika setiap perubahan kecil menumpuk pada satu manajer, perjelas kewenangan untuk beberapa tugas berdampak rendah. Jika kesalahan sering berasal dari informasi produk yang kurang, perbaiki formulir permintaannya, bukan menambah lapisan persetujuan. Proses publikasi yang baik bertujuan melengkapi informasi yang tepat pada waktu yang tepat, bukan mengumpulkan tanda tangan sebanyak mungkin.
Baca panduan produk Orvunai yang terkait untuk menerapkan langkah-langkah ini pada menu Anda sendiri.
Pelajari: Menu QR untuk restoran dan kafe